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Desafortunadamente, hoy en pleno siglo XXI, aún existen Gerentes de Proyecto que olvidan la importancia de registrar las experiencias buenas y las experiencias malas que suceden en la ejecución de los proyectos. Ellos simplemente se dedican a gestionar las tareas que indica el ciclo de vida de un proyecto, y luego de la fase de cierre,  reconocen que hizo falta registrar las experiencias adquiridas. Los Gerentes no saben que están desaprovechando la gestión del conocimiento, y con esto le impiden a las otras personas o stakeholders de otros proyectos, aprender de vivencias anteriores, que permiten a partir de las buenas prácticas ganar tiempo y economizar recursos; esta gestión es lo que se llama Lecciones Aprendidas.

En este artículo veremos tres formas en que las Lecciones Aprendidas pueden llegar a ser parte importante en la gestión de proyectos de las organizaciones:

En primer lugar, se analizarán los momentos para registrar o aplicar las Lecciones Aprendidas; en segundo lugar, se ofrecen sugerencias acerca de la caracterización de las Lecciones Aprendidas, es decir, la captura de la información clave de una manera que tenga sentido, esto para mantener la confianza en la capacidad del equipo; y por último, se formularán varias recomendaciones para evitar que las Lecciones Aprendidas se  conviertan en algo secundario.

El momento de las Lecciones Aprendidas.

Existen varias filosofías que los Gerentes de Proyecto aplican en su gestión tal como “ir lento pero seguro” o la de Nike “Just do It”; sin embargo, ninguno de estos es el mejor enfoque para la gestión de proyectos. Además, sabemos que ir rápido sin las medidas necesarias puede resultar en una prematura cancelación del proyecto.

La fase de iniciación de un proyecto es un buen momento para revisar las Lecciones Aprendidas de proyectos anteriores, o proyectos existentes que han avanzado más allá de las etapas iniciales. Un aspecto que vale la pena analizar, es la revisión del plan de un proyecto anterior similar al que se está gestionando, dado que pueden existir situaciones análogas que ayudarán a definir mejor el alcance inicial del actual. Esto puede ayudar, por ejemplo, a responder las siguientes preguntas:

¿Fueron los entregables identificados adecuadamente en el desglose del trabajo?

  • ¿Hay algo que se hubiera podido haber hecho para mejorar el desarrollo del cronograma del proyecto?
  • ¿Cuál es la estrategia de contrataciones?
  • ¿Qué funcionó bien o no funcionó en términos de realizar trabajos en la empresa o contratar externos?

Algunos de los errores cometidos en las primeras etapas de un proyecto pueden contagiar el proyecto durante todo su ciclo de vida; por esta razón, tiene sentido revisar otro proyecto, para adoptar medidas correctivas oportunamente.

Finalmente citamos lo que menciona la autora Bonnie Bischoff: “Así como la ejecución de un proyecto tiene en cuenta cada una de las fases, así debería ser con las Lecciones Aprendidas. Un proyecto bien gestionado es un proyecto bien documentado.”. (Bischoff, 2010)

La Caracterización de Las Lecciones Aprendidas.

Pareciera que la gente “le temiera” a las Lecciones Aprendidas, porque se preocupan de que la documentación encasille a sus compañeros; además, muchas veces lo toman como un castigo, o simplemente las memorizan sin aplicarlas. Existen por lo menos dos oportunidades para que una organización evite estos problemas:

Primero, es necesario promover mensajes de mejoramiento continuo, desde la alta gerencia hasta los niveles bajos. Los gerentes de proyecto deben recordar a los otros gerentes y a los empleados que cometer un error es parte del aprendizaje; en efecto, los errores van a suceder. Lo importante es que las personas sepan que existe una forma de hacerle frente a los errores cuando ellos ocurren. Las siguientes preguntas ayudan a aplicar las Lecciones Aprendidas:

    • ¿Qué hubiéramos hecho diferente para asegurar un mejor resultado?
    • ¿Qué haríamos la próxima vez?
    • ¿Qué podemos compartir con otros, de manera que aprendamos de nuestros errores?

Segundo, es necesario asegurarse de buscar oportunidades para aplicar las Lecciones Aprendidas cuando las cosas salen bien. Si se encuentra una forma para ahorrar dinero con un nuevo proceso, es necesarios documentarlo como una Lección Aprendida.

Las organizaciones deben generar una cultura para que las personas sepan reconocer cuándo las cosas van bien, e igualmente, cuándo las cosas no salen como se planearon, y en ambos casos resultan experiencias valiosas que se pueden registrar como Lecciones Aprendidas.

De otro lado, es muy importante cuando se documenta una Lección Aprendida, la forma en que se redacta, dado que como dice el viejo adagio “No es lo que se diga, sino como se diga”; si los que documentan las Lecciones Aprendidas tienen la habilidad para escribir, entonces el equipo, el proyecto y la empresa alcanzarán mayores beneficios por el registro de éstas.

Integrar las Lecciones Aprendidas como una parte importante del proyecto.

Durante el desarrollo de los proyectos no se pueden perder las oportunidades para documentar actividades y eventos, para esto, las Lecciones Aprendidas deben ser integradas en la cultura corporativa como “aprendizaje continuo”; es decir, que el registro de las experiencias no se puede dejar como una actividad más, que se debe realizar en la fase de cierre, sino que es necesario tenerlo en cuenta en todas las fases del ciclo de vida del proyecto. Además, es imprescindible que esta filosofía sea ampliamente comunicada entre todos los stakeholders del portafolio de proyectos.

Las historias de éxito deben ser compartidas, mostrando los beneficios tales como reducciones del tiempo del ciclo de vida, mejoras en la programación, reducción de costos y mejoras en la calidad del trabajo; esta socialización se puede realizar documentando, comunicando y discutiendo, y especialmente, cuando ocurre como un resultado de aplicar las Lecciones Aprendidas en varios puntos durante la ejecución del proyecto.

 

Hace parte de esta cultura, el hecho de que los Gerentes de Proyecto programen reuniones para discutir las Lecciones Aprendidas, lo cual es una de las formas más efectivas para difundir el conocimiento, registrando experiencias nuevas y aplicando eventos exitosos de proyectos anteriores. Igualmente, otros gerentes de proyecto rutinariamente programan y dirigen reuniones de Lecciones Aprendidas, una vez se ha alcanzado un hito en el proyecto.

Otro buen ejercicio para capturar Lecciones Aprendidas es cuando se está tratando algo nuevo; por ejemplo, cuando las firmas contratan outsourcing para ejecutar algunas tareas del proyecto, sin embargo, se puede cambiar para realizar estas labores de manera inhouse, porque de esta manera se pueden generar beneficios; ésta también es una buena oportunidad para documentar Lecciones Aprendidas.

Es importante inculcar al personal que las Lecciones Aprendidas son siempre lo primero a tener en cuenta, en cualquier fase del ciclo de vida del proyecto, y con esto se lograría el objetivo de manera óptima.

 

Técnicas para gestionar el conocimiento de Lecciones Aprendidas.

En la universidad de Ciencias informáticas de Cuba se realizó una investigación para descubrir conocimiento a partir de la aplicación de árboles de decisión y tablas de contingencia en Lecciones Aprendidas documentadas (Revista Cubana de Ciencias Informáticas., 2013), para aumentar el conocimiento respecto a la identificación de buenas prácticas y posibles problemas, así como la asociación entre buenas prácticas y problemas en la ejecución de los proyectos.

Para el desarrollo de esta investigación se utilizó un proceso de extracción de conocimiento que consta de las siguientes etapas:

Selección de datos:
Para llevar a cabo el proceso de descubrimiento de conocimiento se usan la Lecciones Aprendidas, las cuales son conocimiento derivado de las experiencias que pueden ser positivas o negativas.

Preprocesado de los datos:
El preprocesado se aplica para estudiar los datos seleccionados y efectuar limpieza de los datos, dado que la minería es sensible a la calidad de la información.

Transformación de los datos:
Las Lecciones Aprendidas se tabulan en una hoja de cálculo o en un software de estadística, para cuantificar los atributos de las variables y poder aplicar fácilmente técnicas que requieren tipo de datos específicos.

Minería de Datos:
Se aplican técnicas de extracción de conocimiento, a los datos que se preprocesaron y se transformaron. Estas técnicas pueden ser los Árboles de Decisión que permiten examinar datos e inducir reglas para efectuar predicciones, y Tablas de Contingencia que son tablas de doble entrada en la que cada entrada representa un criterio de clasificación; y producto de la clasificación, las frecuencias se organizan en casillas que contienen información sobre la relación existente entre ambos criterios.

Interpretación de los datos:
Se interpretan las reglas resultantes de la aplicación de árboles de decisión y las tablas de contingencia

Conocimiento:
Se crea una base de datos para guardar y recuperar la información de los proyectos terminados y las experiencias obtenidas en el proceso de extracción de conocimiento. La base de datos normalizada, almacena datos primarios de los proyectos. Además, se guardan los subproyectos y los problemas presentados, las buenas prácticas y oportunidades de mejora.

 

Conclusiones.

A partir del análisis de las dos referencias bibliográficas sobre Lecciones Aprendidas en PMO concluimos que:

Los proyectos pueden llevarse a cabo de una manera más eficaz y eficiente si los gerentes adoptan la cultura de Lecciones Aprendidas, para aplicar en todas las fases del ciclo de vida de los proyectos. La forma de aplicar el conocimiento, es utilizando las experiencias exitosas y las no exitosas de proyectos anteriores, y además, registrando los eventos positivos y negativos que se presenten en el proyecto en desarrollo.

La socialización de las Lecciones Aprendidas es un aspecto fundamental para que el personal tenga conocimiento de su existencia, las consulte y aplique para replicar las tareas buenas y evitar las actividades que no aportan al desarrollo de otros proyectos. Todo esto redunda en disminución de costos, en la ejecución de los proyectos y generación de ingresos, dado que los objetivos de los proyectos son alineados con la estrategia corporativa

 

Por Gloria Julieth Lengua González y Alvaro Ernesto Hidalgo Clavijo, Noviembre de 2013.

Bibliografía

Bischoff, B. (s.f.). Building a Lessons - Learnerd Culture. Obtenido de www.PMI.org

Revista Cubana de Ciencias Informáticas. Vol. 7 N° 3. Pág. 45-57. (julio-septiembre de 2013). Obtenido de http://rcci.uci.cu