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Lecciones Aprendidas

Hay ciertas épocas del año como la Navidad y el comienzo del mismo, que invitan a hacer una reflexión sobre como ha sido nuestra ejecución durante este periodo y si las metas que nos propusimos, las alcanzamos.  Del mismo modo, el concepto de “lecciones aprendidas en los proyectos” está orientado a hacer esta reflexión.

Pero no se limita a evaluar el desempeño del proyecto en su terminación y establecer recomendaciones para el futuro. Sino que implica, que  constantemente durante el desarrollo del proyecto, se esté analizando de manera formal, al interior del equipo de trabajo, que se puede mejorar. Esta es la razón, por la cual el concepto de lecciones aprendidas se encuentra mencionado en el estándar PMBOK® del Project Management Institute como salida de dos procesos: el primero, el proceso de administración de stakeholders en el área de comunicaciones y como parte del monitoreo y control del proyecto y el segundo, el proceso de cierre de proyecto, en el área de integración (1).

Una lección aprendida hace referencia a cualquier idea provista por un stakeholder del proyecto, que mejore la ejecución de un proceso, que optimice la utilización de un recurso, que facilite la interpretación de los datos, que aclare una definición  o incluso, que cambie una estrategia de desarrollo del proyecto.

Los objetivos principales que podrían atribuirse a la recolección de las lecciones aprendidas durante la ejecución de un proyecto son los siguientes:

  • Centralizar la experiencia de los stakeholders del proyecto y registrarla.
  • Contar con la información de soporte que permita establecer cambios o ajustes, para asegurar los resultados esperados.

Por tanto, es de vital importancia que  el gerente de proyecto se asegure de establecer una disciplina para la recolección de esas lecciones aprendidas, incluyendo esta revisión como un aspecto de la agenda, dentro de las reuniones de seguimiento, por ejemplo.

Por otra parte, la recolección   de las lecciones aprendidas se ve afectada positivamente, cuando los diferentes stakeholders del proyecto cuentan con  una atmósfera, que garantiza la expresión de las ideas de todos, el respeto mutuo de estas ideas y la generación de conclusiones, que se consideren valiosas.

Estas conclusiones derivadas de una sesión de revisión a las lecciones aprendidas hasta el momento en el proyecto, deben convertirse en acciones específicas, ya sea para resolución de problemas o para la generación de solicitudes de cambio, en el caso de que tengan una aplicación inmediata antes de la terminación del proyecto. Es decir, la recolección de lecciones aprendidas tendrá sentido, si este aprendizaje genera resultados prácticos. De lo contrario, posiblemente el proceso se perciba por los stakeholders como innecesario y termine no realizándose.

 

 

Al terminar el proyecto, se esperaría que las lecciones aprendidas permitan:

  • Analizar las recomendaciones dadas por los stakeholders para la ejecución de proyectos futuros y generar acciones correctivas o acciones preventivas, con base en esta experiencia.
  • Construir una base de conocimiento de información histórica, que sirva de consulta y permita el análisis estadístico de la información.

Esta es una de las funciones que se espera pueda realizar una Oficina de Proyectos o el área de la organización, que cumpla la función de centralizar y administrar las directrices en gerencia de proyectos, que defina la compañía.

En este caso, el análisis de la efectividad de las lecciones aprendidas puede ser correlacionado con los indicadores de gestión del portafolio de proyectos, para identificar si los cambios o mejoras sugeridas han tenido éxito y pueden convertirse en una mejor práctica de la compañía.

Se puede concluir que los resultados de la aplicación de lecciones aprendidas contribuirán a mejorar el desempeño de los proyectos y más aún, a aumentar el nivel de maduración de las organizaciones en la administración de sus proyectos.

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Por Dora Ariza, Noviembre 21 de 2012.

Bibliografía

(1) A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOKÒ). Fourth Edition, PMI, Pennsylvania, 2008.