Expertos en Gestión de Conocimiento.
Nuestro portal busca difundir y promover el proceso de Gestión de Conocimiento a nivel Empresarial.

Artículos

 
Oficina de Proyectos

La Oficina de Proyectos y la Gestión de Conocimiento ?

En general, los planes estratégicos de una organización se convierten en acción por medio de la ejecución de proyectos internos para soportar las actividades diarias de la empresa, así como, la ejecución de proyectos externos orientados al desarrollo de productos o servicios para los clientes y/o en las organizaciones de los clientes.

Así, las organizaciones se ven en la necesidad de realizar proyectos que impactan transversalmente a varias áreas funcionales o, que requieren el conocimiento de personas ubicadas en diferentes departamentos. Esto obliga a la creación de grupos organizados de manera matricial, que les permita trabajar en un mismo proyecto.

Del mismo modo, cada área puede tener iniciativas propias y requerir el desarrollo de proyectos que hagan reales estas iniciativas. Pero, incluso en este caso, los proyectos, aunque sean similares en áreas diferentes de la organización, pueden ser ejecutados de manera distinta y en algunos casos efectiva y en otros no.

Esto crea la necesidad básica de estandarizar la administración de los proyectos y por ende, unificar una metodología adaptada al negocio de la empresa.

Temas como el análisis de riesgos o la definición de un plan de calidad para un proyecto, requieren procedimientos, técnicas y un lenguaje común que pueda ser entendido por gerentes y equipos de proyecto. Esta es una responsabilidad que puede ser asumida por una Oficina de proyectos.

Por otro lado, a medida que las personas aprenden o aplican su propio conocimiento a las tareas de administración de proyectos, se están generando buenas prácticas y conocimiento aplicado en unos casos mientras que en otros, se pueden identificar acciones que no benefician los proyectos y que no deberían repetirse en el futuro. Este conocimiento generado por la experiencia, no puede ser distribuido a toda la organización, si no existe un grupo encargado de velar por la centralización de éste. Por tanto, este es un segundo motivo para la creación de una Oficina de Proyectos.

Junto con la difusión del conocimiento de administración de proyectos, es importante el desarrollo de entrenamiento formal o informal y de un proceso de mejoramiento, en el cual, los gerentes de proyecto de mayor experiencia pueden ser maestros de aquellas personas con poca formación y/o experiencia administrando proyectos. Esta es una de las funciones de una Oficina de Proyectos. La oficina puede liderar la definición de las competencias y conocimiento que debe poseer un gerente de proyecto acorde a los requerimientos de la organización y el entrenamiento requerido por cada persona.

 

 

 

Adicionalmente, las tareas de configuración, mantenimiento y soporte a usuarios de los sistemas de información relativos a la gestión de proyectos, puede ser centralizada en esta oficina.

Otro rol importante para la oficina de proyectos es el de definir y hacer seguimiento a los indicadores de gestión de los proyectos, que miden el avance de objetivos estratégicos de la organización. El análisis de estos indicadores permitirá retroalimentar a la organización, para que mantenga los proyectos que están obteniendo los resultados esperados o suspenda o cancele los proyectos que no están siendo efectivos o que ya son obsoletos.

En consecuencia, la oficina de proyectos puede administrar el portafolio de proyectos de la organización, definiendo y manteniendo una metodología de gestión de proyectos, haciendo el seguimiento y dando las recomendaciones a los niveles ejecutivo y estratégico, acorde al progreso de los
proyectos.

Por Dora Ariza, Julio 2 de 2007

Bibliografía

Bridges &Crowford. “How to Startup and Roll-out a Project office”,2000.

Crowford. “Improving Organizational Productivity with a Project Office”,Contract Management, June 2000.