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Planeación

Planeación: Exigencia del Mundo Moderno .

La adaptación al cambio es una necesidad de las organizaciones hoy en día y a su vez, una destreza clave que debe ser adquirida por los miembros de la organización, para responder de una manera rápida a las necesidades crecientes de los clientes.

Sin embargo, rapidez se ha confundido con falta de planeación y además, adaptación al cambio, con dar una respuesta a medida que se desarrollan las situaciones, sin mayor análisis. Desafortunadamente, este modo de actuar aunque puede parecer exitoso, porque provee una respuesta inmediata, conlleva un riesgo bastante alto, que puede conducir al fracaso, sino se miden las consecuencias de las decisiones que se toman en el camino, sin una previa planeación.

Indudablemente, hay situaciones que enfrenta la empresa o las personas, que implican reacción inmediata, pero no por esto, se debe disminuir el tiempo que requiere el trabajo de planeación o incluso quitarle importancia, ya que muchas veces, las personas piensan que la planeación toma un tiempo valioso propio de la ejecución.

Por tanto, surgen preguntas como:

Como es posible empezar a caminar, si no se conoce cual es el camino a seguir?

Por tanto, inicialmente el concepto de planeación en términos de conocimiento tácito puede manifestarse en un comportamiento y en una actitud. Como comportamiento, las actividades de definición de objetivos y tareas, asignación de recursos y costos están convirtiendo el conocimiento tácito de las personas en conocimiento explícito.

 

Como puede un equipo de trabajo comprometerse a hacer una tarea en un tiempo determinado, sin haber definido previamente el objetivo de este trabajo y las actividades para conseguirlo?

En la medida en que el equipo del proyecto y en general, las personas que se ven impactadas por él, perciban las consecuencias positivas de la planeación, su actitud va a ser la de promover la planeación de actividades, sin considerarlo una pérdida de tiempo.

Del mismo modo, si el trabajo de planeación se hace repetitivo, llegará a convertirse en un hábito en el líder y en un modo de actuación de su equipo, pudiendo alterar incluso la cultura de la organización. De este modo, no solo proyectos formales con nuestros clientes, sino también iniciativas empresariales tendrán un plan que
soportará su ejecución.

 

 

La planeación no solo es una guía para determinar los pasos a seguir al abordar cualquier tarea. Esta fase dentro del ciclo administrativo del proyecto, permite identificar el alcance, cronograma, recursos requeridos y presupuesto asociado. Pero un buen trabajo de planeación, incluye el análisis de riesgos y los criterios de calidad que deben cumplir los entregables, productos, servicios o respuesta del proyecto o la tarea que se va a llevar acabo.

Adicionalmente, la planeación provee la base de comparación y control de las desviaciones de las actividades desarrolladas contra lo estimado, en el transcurso del tiempo. Es esta estimación, la que nos da la retroalimentación requerida para hacer cambios que nos permitan llegar al objetivo trazado.

Esta propuesta implica, que el gerente de proyecto o el líder de cualquier iniciativa, debe ser consciente de la necesidad de planeación y adaptar su comportamiento, para que su equipo de trabajo y sus mismos clientes actúen de acuerdo con lo planeado.

 

 

Así, no solo gerentes de proyecto o de área usarán la planeación como herramienta de administración, sino que las personas de la organización exigirán un plan de acción a seguir, para poder orientar su trabajo. Este movimiento generará cambios en el comportamiento de la organización y beneficios finales para los clientes.

Por tanto, podemos concluir que la adaptación vertiginosa de nuestras organizaciones a las exigencias del mundo actual, debe darse en conjunto con la respectiva planeación, para asegurar su éxito y permanencia en el mercado.

Por Dora Ariza,Abril 3 de 2007.

Bibliografía

Snead, L. & Wycoff J. "To do... doing..Done!". fireside, New York, 1997.

Verma, Vijay. "Human Resource Skills". PMI,USA, 1996.