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La Responsabilidad en la Conducta del Gerente de Proyecto .

Aunque la misión del gerente de proyecto es lograr el cumplimiento de los objetivos de su proyecto en términos de alcance, tiempo, costo y calidad, su conducta debe estar regida por unos principios, que no pueden someterse a negociación.

El gerente de proyecto debe tomar decisiones constantemente que impactan el desarrollo de las tareas, las relaciones con los stakeholders (toda aquella persona que se ve afectada por el proyecto)  e incluso el grado de motivación y compromiso de su equipo de trabajo.

Independientemente de si la decisión tomada es correcta o no, la credibilidad de un gerente de proyecto se mantendrá en la medida en que el o ella, afrontan las consecuencias de sus decisiones. En situaciones de mucha presión, un gerente de proyecto puede negar que tomó una decisión, pero, una acción como ésta, hace que las personas que lo rodean pierdan confianza en su palabra, hasta un punto, en que su poder puede llegar a perder  legitimidad. 

La misma consecuencia aplica a circunstancias en las que el gerente de proyecto omite tomar una decisión. Sin embargo, si los resultados de esta omisión son aceptados y el gerente de proyecto toma acciones para neutralizar o corregir los efectos negativos de la omisión, está haciendo tangible en su comportamiento, el valor de la “Responsabilidad”.

La falta de confianza en la palabra de las personas, ha generado que en nuestra sociedad actual, necesitemos que cualquier acuerdo quede escrito, para evitar que las personas nieguen un compromiso o una afirmación  que hayan realizado en el pasado. Del mismo modo, las comunicaciones escritas proveen herramientas a los gerentes de proyecto, cuando en una negociación se vuelven a tocar puntos que ya habían sido previamente acordados.

El cumplimiento de los compromisos es también una muestra de “responsabilidad”. El gerente de proyecto debe asegurarse de que las fechas o metas que se fijen, realmente sean consistentes y realistas; pero, también, es necesario contar con la aceptación del equipo de trabajo que desarrollará la tarea ofrecida. Sin esta aceptación, con toda seguridad el gerente de proyecto no podrá cumplir.  Esto implica, que se involucre al equipo en la toma de decisiones. De la misma manera, en los casos en que las personas que conforman el equipo del proyecto forman parte de varios proyectos, es necesario que la organización y los gerentes de proyecto tengan las herramientas para conocer la disponibilidad real de los recursos. Algunas personas se sienten incómodas cuando tienen que decir “No” ante los requerimientos de un proyecto.  Pero, la mayoría de las veces, es preferible no aceptar una tarea que se conoce que no se va a poder cumplir. Esta negativa conduce a que el gerente de proyecto busque los refuerzos que se necesiten o negocie un posible retraso en el proyecto, con la aceptación de todos los implicados. Es importante que el gerente de proyecto provea el ambiente para que su equipo se sienta libre de hacer compromisos con bases realistas y que las personas adquieran conciencia de la necesidad de “hacer lo que se dice”.

 

Cuando no se cuenta con  información adecuada y compartida sobre la disponibilidad real de los recursos, el resultado es que los equipos de trabajo no van a cumplir con los compromisos adquiridos de una manera sistemática: la credibilidad e imagen de los proyectos se va al traste.

Por otra parte, cualquiera que sea la naturaleza de un proyecto, éste va a tener acceso a información de negocio de la organización, en la cual se desarrolla. Acciones asociadas al valor de la “responsabilidad” corresponden al mantenimiento de la confidencialidad de la información, así como la protección a la propiedad de los recursos físicos o lógicos que están siendo utilizados dentro del proyecto. Hoy en día, es común la firma de acuerdos de confidencialidad entre las empresas que participan en proyectos conjuntos. Pero esto no es suficiente: El gerente de proyecto, debe asegurarse de que su grupo de trabajo, conoce y entiende el alcance de estos acuerdos.

La responsabilidad incluye también,  el cumplimiento de las normas y procedimientos que tienen las organizaciones en las cuales se está llevando desarrollando el proyecto o las leyes sobre las que se rige la organización. Los gerentes de proyecto deben informarse e informar a su equipo acerca de estos procedimientos, para evitar faltas graves que puedan paralizar o retrasar el proyecto a causa del desconocimiento de las normas.

Cuando el gerente de proyecto tiene conocimiento de que se están llevando a cabo o se quieren realizar actividades incorrectas o ilegales dentro del proyecto, es un acto de “responsabilidad” reportar a los niveles que se requieran y solicitar las sanciones o acciones que correspondan.

El gerente de proyecto debe vencer el temor que pueda sentir por poner al descubierto una conducta ilegal, ya que tarde o temprano, esta situación se conocerá y el perjuicio será mayor.  Actitudes benevolentes con actos ilegales siempre tendrán consecuencias negativas.

Por tanto, una conducta “responsable” por parte de un gerente de proyecto y su equipo,  implica la aceptación de las consecuencias de cualquier decisión tomada, el cumplimiento de los compromisos, la confidencialidad y protección de los recursos del proyecto y la no aceptación de acciones o conductas que violen el ordenamiento legal.

El gerente de proyecto en su rol de líder, debe seguir patrones de conducta que estén en el marco de la “responsabilidad” y que sean seguidos e imitados por la gente con la que trabaje.

Por Dora Ariza, Abril 21 de 2008.

Bibliografía

“Code of Ethics and Professional Conduct”, Project Management Institute, USA, 2008.

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